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Tutto quello che avreste voluto, ma non avete mai osato chiedere

CyberTown il Blog del Webmaster

Siamo talmente legati a questo strumento di comunicazione che se per problemi tecnici non siamo in grado di usarlo ci sembra di essere paralizzati. Inviamo decine di e-mail al giorno e ne riceviamo altrettante, cerchiamo di sopravvivere alla quotidiana lotta contro lo Spam che ci riempie le caselle, l'inizio delle nostre ferie e' celebrato dall'"out of office reply" che godiamo nel settare prima di partire, di fatto gran parte del nostro tempo e' dedicato all'uso di questo strumento ma siamo sicuri di conoscere veramente bene e di sapere usare correttamente questo compagno di vita e di lavoro?

Sin da prima che il signor Tim Barners Lee inventasse il WEB nei laboratori del CERN in svizzera nel 1989, sulle connessioni di una ancora primitiva Internet viaggiavano piu' che altro messaggi e-mail. La posta elettronica e' di fatto considerata ancora tutt'oggi la vera KILLER APPLICATION di Internet, nonostante si possa usare la Rete per scambiare file, vedere video, ascoltare musica, giocare, etc. gran parte dell' informazione e delle comunicazioni che circolano intorno al globo sono ancora costituite per la maggior parte da messaggi e-mail ed e' la possibilita' di comunicare tramite posta elettronica che e' ancora la principale esigenza che ci spinge ogni giorno ad entrare nel cyberspazio.

Nelle nostre lettere elettroniche scriviamo di tutto, ancora legati dal paradigma per cui una LETTERA viaggia spedita in busta chiusa, ci penseremmo due volte a scrivere quello che scriviamo se ci rendessimo conto che una e-mail e' piu' simile ad una cartolina postale piuttosto che ad una lettera imbustata. Certo non scriveremmo per esempio i nostri segreti aziendali, oppure non invieremmo le nostre "migliori" foto oppure i nostri pensieri piu' intimi se sapessimo che tutto l'ufficio postale del nostro paese compreso il caro postino che suona sempre due volte potrebbero tranquillamente leggersi il tutto. Beh, un messaggio e-mail circola in Rete proprio come una cartolina postale, chiunque interessato a farlo puo' accedere al contenuto dell'e-mail. Certo non ha senso per nessuno passare in rassegna tutte le e-mail che circolano in un determinato punto della Rete per sperare di trovarci dentro qualcosa di interessante ma ad un ficcanaso con una forte motivazione ad impicciarsi degli affari nostri ci vuole poco a settacciare le nostre comunicazioni trovando quello che cerca. Non bisogna certo diventare paranoici ma un po' di prudenza non guasta mai, se abitualmente si invia tramite posta elettronica informazioni sensibili e' meglio informarsi su come criptare i propri messaggi in modo che solo il destinatario possa accedere a queste informazioni. Pur essendo la criptazione di un messaggio una semplice operazione sono poche le persone e le aziende che vi ricorrono per lo scambio di informazioni sensibili.

Da qualche anno a questa parte hanno iniziato a comparire nel pie' di pagina di alcune e-mail, spesso provenienti da grosse societa', delle dichiarazioni relative alla riservatezza terribilmente inutili e ridicole. Sicuramente avRete ricevuto (spero che voi che leggete non siate quelli che le inviano ;-) delle e-mail che riportano un paragrafo di testo subito dopo la firma che dice sostanzialmente:

"Queste informazioni sono confidenziali e sono indirizzate solo al destinatario, se ricevi queste informazioni per errore e non sei il destinatario, ti diffidiamo da usarle per qualsiasi scopo e diffonderle in qualsiasi modo. avvisa il mittente, distruggi questo messaggio e dimenticati quello che hai letto"

Questa e' una sintesi di qualcosa che di solito occupa 150-350 parole e che, spesso e' piu' lungo del messaggio e-mail stesso, viene spedito in giro per il mondo duplicandosi ad ogni "reply" aumentando la mole di dati che giornalmente vengono trasmessi inutilmente su Internet. Senza pero' entrare troppo nel merito della sensatezza di queste dichiarazioni la cosa evidente e' che di fatto una e-mail che per errore o per intenzione viene letta da qualcuno che non e' il destinatario puo' essere un problema e non basta scriverci sopra qualcosa per risolverlo.

La Netiquette:

Agli albori della diffusione di Internet su larga scala era usanza attenersi per quanto riguarda la forma e le modalita' di comunicazione per mezzo telematico alla "netiquette", il galateo dei naviganti che solcano i mari digitali della Rete. Queste regole sono state codificate in un documento ufficiale RFC (gli standard che fanno si che Internet funzioni) di cui riporto il link per il testo completo alla fine di questo articolo.

Un buon cittadino del cyberspazio dovrebbe attenersi a queste regole per un utilizzo civile della Rete non solo per cortesia nei confronti degli interlocutori ma anche e soprattutto per un uso sostenibile di questa importante risorsa, un po' come l'utilizzo delle strade pubbliche prevede l'osservanza del codice della strada. Riporto di seguito a questo articolo dopo i link utili l'estratto dalla traduzione italiana relativo alle linee guida per la posta elettronica. Di tutte queste regole alcune forse meritano piu' attenzione.

CC e BCC: non si tratta dei canali televisivi, indicano i destinatari aggiuntivi a cui si vuole spedire il messaggio oltre al destinatario principale, in genere vengono usati male e in modo inopportuno.

La tendenza in abito lavorativo e' quella di mettere in CC (Carbon Copy) tutte le persone "potenzialmente" coinvolte seguendo spesso il principio "io ti ho informato, ti ho messo in copia, se poi non leggi sono problemi tuoi" oppure si tende a mettere in copia il capo su comunicazioni verso colleghi o altri interlocutori come avvertimento e deterrente "vedi, il capo e' in copia, quindi stai attento". In realta' l'abuso del CC porta a generare troppa informazione ridondante che fa perdere il focus sull'informazione realmente importante. la regola e' quella di limitarne l'uso e non dare per scontato che "tanto ti ho messo in copia".

Il campo BCC invece e' purtroppo sotto-utilizzato. Blind Carbon Copy permette di inviare il messaggio a molti destinatari senza che gli indirizzi siano leggibili a tutti. E' da utilizzare quando per ragioni di privacy non si vuole diffondere una lista di indirizzi e-mail che potrebbero poi essere usati dai destinatari in modo improprio. Dovrebbe essere usato anche quando si vuole mettere in copia il "capo" ma non si vuole avere un effetto intimidatorio o si vuole tenere in copia qualcuno senza che il destinatario lo sappia.

Pur essendo la banda delle connessioni attuali molto maggiore che nel 1995 anno in cui la netiquette e' stata codificata, non possiamo mai sapere con quali dispositivi i nostri destinatari leggeranno le nostre e-mail. Non diamo mai per scontato che le nostre e-mail vengano ricevute da da un PC collegato ad una Rete in banda larga. Molti utilizzano dispositivi palmari o smartphone per leggere ovunque la loro posta e le connessioni mobili costano parecchio sia in termini di minuti di connessione o in termini di dati scambiati. Se nel 1995 si consigliava di tenere i messaggi e-mail sotto i 50 KB (la mia prima casella e-mail nel 1997 aveva una capacita' totale di 500Kb!!) ora si puo' stare un po' piu' larghi, diciamo che fino ad 1 Mb non ci dovrebbero essere grossi problemi ma se si deve mandare un allegato piu' grosso e' generalmente meglio chiedere prima al destinatario il permesso ed eventualmente su quale indirizzo inviare l'allegato. Di norma sarebbe meglio per file sopra i 2 Mb usare uno strumento migliore per il trasferimento che non l'e-mail, L'FTP o uno dei tanti servizi che permettono di caricare il file e poi notificano il destinatario per eseguire il download quando e come gli e' piu' conveniente.

Sempre per questo motivo e' necessario limitare la lunghezza dei propri messaggi prestando attenzione al "quote" (il testo originale che viene citato o come da neologismo "quotato") meglio quotare solo la parte di testo rilevante alla risposta e non continuare a fare reply che riportano sempre tutto (comprese le firme e i disclaimer inutili sulla confidenzialita').

La Rete e' in continua evoluzione e la tecnologia rende domani superflue le regole di oggi, quando ci sara' veramente un PoIP che permettera' di inviare via Internet il nostro pensiero tutto questo ci sembrera' ridicolo e molte di queste linee guida saranno abosolete. In attesa che che tutto questo avvenga attenercisi il piu' possibile e usare sempre una buona dose di buonsenso rendera' la nostra comunicazione piu' efficace come effetto collaterale ci rendera' dei cittadini del cyberspazio migliori.


Link Utili:

Programmi di criptazione gratuiti

Per Windows: http://www.gpg4win.org/
Per Mac: http://macgpg.sourceforge.net/
Sito del progetto originario con interessanti approfondimenti http://www.gnupg.org/

Testo integrale in Inglese sulla Netiquette

http://www.rfc.net/rfc1855.html

http://www.rfc.net/rfc1855.txt



e-mail Netiquette RFC 1855 in italiano (Estratto)


Nel caso in cui l'accesso Internet non è "personale", verificate con la vostra organizzazione a chi e' intestata la mailbox che usate. Le leggi sulla proprietà della posta elettronica variano da paese a paese.

Se non utilizzate un sistema crittografico (hardware o software), tenere presente che la posta su Internet non è sicura. Non includete in un messaggio di posta Internet nulla che non scrivereste su una cartolina postale.

Rispettate i diritti di autore sul materiale che riproducete. Quasi tutti i paesi hanno leggi sul copyright.

Se state facendo un "forward" o un "re-posting" di un messaggio che avete ricevuto, non cambiate le parole. Se il messaggio era un messaggio personale per voi e state facendo un "re-posting" ad un gruppo, dovreste prima chiedere permesso al mittente originario. Potete abbreviare il messaggio e citare solo le parti rilevanti, ma siate certi di avere attribuito correttamente la citazione.

Non spedire mail "chain letters" (catene di S.Antonio) via e-mail. Le chain letters sono proibite su Internet. I vostri privilegi di Rete (account) potrebbero essere revocati. Qualora riceveste voi questo tipo di messaggi, informate il vostro system administrator locale.

Una buona regola generale: Siate "conservatori" su cio' che inviate e "liberali" su cio' che ricevete. Non dovreste mai spedire messaggi "caldi" (cio' che viene chiamato "flames") anche se siete stati provocati. D'altro canto, non dovreste essere sorpresi se ricevete un flame, e soprattutto non rispondete ai flames.

In generale, è una buona prassi guardare almeno il subject (oggetto) di tutti i messaggi che avete ricevuto prima di rispondere. Alcune volte una persona che vi chiede aiuto o chiarimenti puo' aver successivamente spedito un altro messaggio che dice "lascia perdere".

Accertatevi inoltre che ogni messaggio a cui rispondete e' diretto a voi: potreste essere "destinatari per conoscenza" (CC) e non i destinatari principali.

Rendete le cose semplici al destinatario. Molti server di mail rimuovono le informazioni di testata che includono il vostro indirizzo di posta (return address). Per essere sicuri che i destinatari sappiano chi siete, accertatevi di includere una o due linee alla fine del vostro messaggio indicando le informazioni necessarie a contattarvi (vostro nome e indirizzo di mail). Potete creare un file, detto "signature file" (file di firma), una volta per tutte e configurare il programma "client" di posta in modo da aggiungerlo automaticamente ai messaggi spediti. Il "file di firma" prende il posto di un biglietto da visita. Potete avere piu' di un "file di firma" da applicare in differenti circostanza.

Fate attenzione quando indirizzate la posta. Vi sono indirizzi che potrebbero riferirsi ad un gruppo (di indirizzi) sebbene l'indirizzo stesso appaia come una singola persona/mailbox. Sappiate quindi a chi state inviando il messaggio.

Guardate il campo CC quando rispondete. Non continuate ad includere persone (CC) se il messaggio e' diventato una conversazione a due.


Ricordate che le persone con le quali comunicate sono dislocate su tutto il globo terrestre. Se spedite un messaggio che richiede una risposta immediata, la persone che lo riceve potrebbe essere a dormire a casa propria. Dategli il tempo di svegliarsi, andare al lavoro e scaricare la posta prima di pensare che il messaggio non e' arrivato o che il destinatario non da' la giusta importanza.

Verificate tutti gli indirizzi prima di iniziare un discorso lungo o personale.

E' anche buona pratica includere nel subject (oggetto) la parola "Testo Lungo" in modo che il destinatario possa sapere che il messaggio richiede del tempo per una risposta. Messaggi di oltre 100 linee sono considerati "lunghi".


Ricordate che il destinatario e' una persona la cui cultura, linguaggio ed humor hanno punti di vista differenti dai vostri. Ricordate che il formato della data, le unità di misura e gli idiomi possono non essere compresi. State particolarmente attenti al sarcasmo.

Usate minuscole e maiuscole: IL MAIUSCOLO E' INTERPRETATO COME SE STATE GRIDANDO.

Usate simboli per l'enfasi. *Questo* e' quello che voglio dire. Usate l'"underscore" per il sottolineato. _Guerra e Pace_ e' il mio libro preferito.

Usare le "faccette" (smiley) per indicare un tono di voce, ma non usatele tropo spesso. :-) e' un esempio di smiley. Non date per scontato che l'inserimento di uno smiley rendera' il destinatario felice di quello che dite o lascera' passare un insulto.

Aspettate la notte per spedire risposte "emozionali" a messaggi.


Siate brevi senza essere troppo ermetici. Quando rispondete ad un messaggio, includete una sufficiente parte del messaggio originario per essere compresi, ma non di piu'. E' una forma estremamente brutta includere tutto il messaggio precedente: rimuovete tutto il materiale irrilevante quando usate il "REPLY".

La posta dovrebbe avere un subject (oggetto) nella propria intestazione, che rifletta il contenuto del messaggio.

Se includete una firma, fate in modo che sia breve. Una regola generale e' di non superare le 4 linee. Ricordate che molte persone pagano a minuto per la connettivita' Internet, e piu' lungo e' il messaggio, piu' dovranno pagare.

Proprio come la posta (oggi) puo' non essere privata, la posta (e le news) sono (oggi) soggette a manomissioni o a spoofing che non sempre sono facili a capire.

Applicate il buon senso per capire quanto una informazione e' realistica prima di dare per valido un messaggio.

Se credete che un messaggio sia particolarmente importante da giustificarlo, rispondete brevemente al messaggio per render noto al mittente che lo avete ricevuto, anche se spediRete in un secondo tempo una risposta piu' lunga.

Aspettative ragionevoli su un dialogo via e-mail dipendono dalle vostre relazioni con la persona e dal contesto della comunicazione.

Norme imparate in un particolare ambiente e-mail potrebbero non applicarsi in generale alla vostra comunicazione con persone su Internet. State accorti con i modi di dire, lo slang ed abbreviazioni (acronimi) locali.

Il costo di un messaggio e-mail è, in media, pagato in modo circa uguale dal mittente e dal destinatario (o dalle loro rispettive organizzazioni). Questo e' differente da altri media come il servizio postale tradizionale, il telefono, la TV o la radio. Spedire posta a qualcuno potrebbe costare al destinatario anche in termini non strettamente economici, come ad esempio la larghezza di banda, lo spazio disco, l'uso della CPU. Questa e' un motivo economico fondamentale per il quale messaggi promozionali non richiesti (unsolicited) non sono bene accetti ed in molti contesti anche proibiti.

Dovreste sapere quanto e' grande il messaggio che state per spedire. Includere file voluminosi o programmi possono rendere il vostro messaggio talmente grande da non poter essere inoltrato o almeno tale da richiedere e consumare eccessive risorse.

Non spedite via e-mail un grosso numero di informazioni non richieste.

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